Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профстандарты для контрактных управляющих и работников контрактной службы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Читаем Закон 44-ФЗ: работа заказчика в сфере госзакупок должна проходить «на профессиональной основе с привлечением квалифицированных работников, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок».
Требования к образованию заказчика, работающего по 44-ФЗ
Где мы можем посмотреть соответствие квалификации, знаний и умений специалиста требуемому принципу профессионализма? Есть два источника:
1. общий – Закон 44-ФЗ:
- члены комиссии должны иметь дополнительное профобразование или переподготовку, повышение квалификации в контрактной системе или быть экспертами в объекте закупки (ч. 5 ст.39 44-ФЗ);
- контрактные управляющие и сотрудники контрактной службы – высшее образование и дополнительное в сфере закупок (ч.6 ст.38 44-ФЗ);
2. конкретный – профстандарты «Специалист в сфере закупок» и «Эксперт в сфере закупок».
К примеру, работодатель, закупающийся по 44-ФЗ, ищет работника для проведения экспертизы результатов исполнения контракта. Что ему делать? Заглянуть в профстандарты.
Важно: следить за соответствием квалификации работника его должности и трудовой функции – обязанность работодателя.
Что нужно знать / изучать
Их компетенции достаточно широки, поэтому ему необходимы самые разные знания:
-
Менеджмент. В этой профессии весьма пригодятся знания в области организации труда. По этой причине данная дисциплина будет весьма полезна и обязательна к изучению. Достаточно получить о менеджмент представление в общем виде, но некоторым направлениям уделить более пристальное внимание. К примеру, это управление проектами, как наиболее близкая к реалиям профессии область менеджмента.
-
Логистика и товароведение. Два этих предмета также необходимы специалисту, причём используются они обычно сообща. Вам потребуются хорошее знание логистических процессов, организации соответствующих цепочек и системе в целом. Кроме того, надо разбираться в товароведение. Нужно чёткое понимание в систематизации и классификации разных категорий товаров. Также необходимо иметь представление о формировании их стоимости и некоторых других вопросах.
-
Юриспруденция. При работе в этой сфере вам потребуется и знание гражданского/коммерческого права. Вам надо разбираться в том, как регулируются вопросы купли-продажи для бизнеса и правилах ведения соответствующей документации. Подобный специалист должен обладать умением работать с договорами и многими иными документами, связанными с вашей работой.
-
Психология. Профессия во многом завязана на коммуникациях и взаимодействии с другими людьми. Базовая подготовка в этом направлении не является обязательной, но будет весьма полезной. В частности, это относится к психологии делового общения и ведению переговоров. Понимание таких тем, значительно повышает успешность специалиста и его профессионализм.
-
ПО. Не обходится эта специальность и без применения современных цифровых средств. Такой специалист должен быть уверенным пользователем ПК и офисного пакета программ. При этом надо уметь использовать различные мессенджеры и некоторые продукты 1С. Да и вполне полезны будут навыки обращения с системами управления проектами и CRM.
Особенности работы контрактного управляющего в небольшой организации.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
С одной стороны, работы для контрактного управляющего немного, только придется повозиться с планами и расчетами объемов закупок, внести в единую электронную систему (Общероссийский сайт – до ввода Единой электронной системы) несколько извещений и контрактов по ним.
Также нужно составлять отчеты об исполнении контрактов. Возможно, что придется самостоятельно решать вопросы с электронными ключами (Электронными цифровыми подписями – ЭЦП). И этим занимается тендерный специалист.
У небольшого объема закупок есть своя обратная сторона — руководству не имеет смысла выделять под эту работу отдельную штатную единицу, поэтому начинают страдать те сотрудники, которые есть под рукой.
Мне известны контрактные управляющие, основная должность которых — завхозы, воспитатели детского сада и т. д.
Можно им только посочуствовать, так как работа контрактного управляющего требует много труда и времени не только на сами процедуры, но и на то, чтобы не отстать от непрерывно выходящих постановлений Правительства, Минэкономразвития и т. д.
Штрафы, которые могут налагаться на должностные лица за нарушения в соответствии с КоАПом, при этом часто кратны их мизерной зарплате, например, в детском саду.
Коротко говоря, даже минимальный объем закупок требует от таких совместителей основательных знаний законодательства, практики его применения и потенциально приводит к такой же ответственности, как и при работе в крупной организации, а оплачивается скудно.
Особенности работы контрактного управляющего в организации среднего размера.
У средних заказчиков объемы закупок в год составляют не более 100 млн. руб. Тут также не приходится создавать контрактную службу. Однако, если объемы каждой конкретной процедуры закупки небольшие, то справится в одиночку с поступающей информацией и документами уже становится достаточно проблематично.
Образно говоря, на рабочем месте не будет времени попить чай и поболтать по телефону. Вам действительно придется на работе исключительно работать, работать много и быстро, особенно в начале и конце финансового года.
Совмещать основную работу с деятельностью контрактного управляющего в таких условиях можно только в том случае, когда за каждую закупку в учреждении реально отвечает непосредственно тот, кто в этом заинтересован.
В этом случае создать единую систему будет достаточно сложно, однако примеры успешных решений имеются.
Контрактный управляющий вынужден закупать широчайший ассортимент товаров и услуг — от хозтоваров и туалетной бумаги до мобильного электроснабжения, охраны, химических веществ, медицинских препаратов, стройматериалов, услуг связи и т. д.
Примеры запросов от организаций встречаются самые удивительные, а иногда смешные.
Конечно, квалифицированно разбираться во всем этом одному человеку физически невозможно.
Чтобы избежать задержек по времени и ошибок в составлении документации, в такой ситуации следует привлекать к закупкам сотрудников, которым непосредственно нужно то, что закупается.
В частности, в документации к закупке обязательно наличие технического задания (ТЗ). ТЗ проще составить фактическому потребителю, тому, кто непосредственно знает, что ему нужно и как это должно выглядеть.
Если удается найти понимание с конечным потребителем товара или услуги и он идет навстречу, жизнь контрактного управляющего немного упрощается.
К сожалению, это бывает не всегда, руководство не любит отвлекать сотрудников, а сами сотрудники всячески уклоняются от рутинной работы по составлению ТЗ.
В таком случае контрактный управляющий или тендерный специалист вынужден делать ТЗ сам.
Для этого нужно настойчиво просить исчерпывающую информацию о товаре (работе, услуге) от инициатора закупки, включая все существенные особенности, сроки, количество или объем поставки.
Настоятельно советую фиксировать эту информацию в письменном виде, на бумаге, в электронной почте и так далее.
На это есть 2 причины:
1) проще делать документацию на закупку с минимумом ошибок;
2) рано или поздно окажется, что какой-то сотрудник забудет о своей заявке, прозевает сроки, ассортимент или какие-либо важные условия и потребуется фактура. Иногда недобросовестные сотрудники в случаях своих ошибок пытаются свалить проблему на контрактного управляющего. Документирование заявок и сохранение переписки может сберечь нервы, кошелек и репутацию.
Также продуктивной работе в большинстве случаев очень помогает разработка и внедрение отдельного регламента взаимодействия работы по закупкам, в которых должны указываться ответственность, распределение обязанностей и формы взаимодействия участников процесса закупки — от конечного потребителя до руководителя организации.
Введение должности управляющего в штатное расписание.
Итак, работодатель может ввести должность контрактного управляющего в штатное расписание. Причем это не обязательно должна быть целая ставка – можно установить и 0,5, и 0,3 ставки, и др.
Обратите внимание:
Закон № 44-ФЗ не содержит положений о том, что в штатное расписание заказчика, выступающего работодателем, необходимо вводить такие должности, как работник контрактной службы, контрактный управляющий. Должностное лицо, на которое возложены обязанности контрактного управляющего, является соответствующим субъектом независимо от наименования указанной в штатном расписании должности (Письмо Минэкономразвития РФ от 18.02.2015 № ОГ-Д28-2128).
Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа работодателя.
Кроме этого, работодателю целесообразно утвердить должностную инструкцию контрактного управляющего, в которой определить его функции и полномочия. В инструкции, в частности, рекомендуется указать:
-
наименование должности;
-
информацию о том, что контрактный управляющий по 44 фз отвечает за осуществление всех (или нескольких) закупок заказчика;
-
требования к образованию (иные квалификационные требования – при их наличии);
-
требования к знанию законодательства;
-
полномочия по осуществлению закупок;
-
права и обязанности;
-
ответственность.
Набор компетенций в сфере закупок
В общем случае набор компетенций выглядит так:
- Управление ассортиментом
- управление товарной номенклатурой
- ротация
- оптимизация
- формирование ассортиментных матриц
- обновление ассортимента
- мерчендайзинг
- ценообразование
- управление товарной номенклатурой
- Управление товарными запасами
- Управление оборачиваемостью товарных запасов
- Корректное прогнозирование потребления
- Выявление, устранение и профилактика дефицита и излишков товаров
- Управление эффективностью поставщиков
- Управление договорной деятельностью
- Проведение квалификации поставщиков
- Выбор поставщика
- Ведение переговоров
- Ведение претензионной работы
- Аналитика в закупках
- Логистические вопросы
- Принципы категорийного менеджмента (для розничных сетей)
- Система контроля закупочной деятельности (для руководителей)
- Система KPI и мотивация в отделе закупок
Несомненно, в каждом бизнесе есть своя специфика, повышающая требования к каким-то компетенциям из приведенного набора и нивелирующая другие. Ее надо учитывать. Помимо этого компании планируют бюджет на обучение, в который необходимо “поместиться”.
Разделы обучения закупочной деятельности
Полное обучение эффективной закупочной деятельности включает следующие логические разделы:
- Аналитика и отчеты отдела закупок
- Управление товарным портфелем
- Управление товарным запасом
- Переговоры в закупках
- Принципы системы категорийного менеджмента в торговых организациях
- Мотивация сотрудников отделов закупок
- Основные бизнес-процессы закупок
- Управление поставщиками (в т.ч. основы договорной деятельности)
- Управление закупочной деятельностью и контроль отдела закупок
- KPI отдела закупок
- Мастер-классы и практикумы по переговорам, по ведению претензионной работы, по разработке нормативов для отдела закупок, по написанию ТЗ для отчетов.
Каждая из стандартных программ открытых тренингов по закупкам включает в себя несколько разделов из перечисленных выше.
В корпоративном формате каждый из оговоренных разделов может быть по потребности заказчика расширен или сокращен.
Все трудовые функции для специалистов в сфере закупок Профстандарт делит на четыре уровня квалификации. Каждый из них описывает свои должности, требования к образованию специалиста и к его профессиональным навыкам.
Уровень квалификации 5
Должность: специалист по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.
Образование: допустимо наличие среднего профессионального образования, строгих требований к наличию высшего образования нет.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: строгого требования к наличию опыта работы в данной сфере нет.
Трудовые функции:
- предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы и услуги;
- подготовка закупочной документации;
- обработка результатов закупки и заключение контракта.
Уровень квалификации 6
Должность: старший специалист в сфере закупок, консультант по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.
Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже бакалавриата.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее трех лет.
Трудовые функции:
- составление планов и обоснование закупок;
- осуществление процедур закупок.
Уровень квалификации 7
Должность: ведущий специалист, работник контрактной службы, заместитель руководителя подразделения, руководитель подразделения, руководитель контрактной службы, контрактный управляющий.
Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее четырех лет.
Трудовые функции:
- проверка соблюдений условий контракта;
- проверка качества представленных товаров, работ, услуг.
Уровень квалификации 8
Должность: руководитель организации, заместитель руководителя организации, советники.
Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее пяти лет, а также не менее двух лет на руководящих должностях.
Трудовые функции:
- мониторинг в сфере закупок;
- аудит и контроль в сфере закупок.
Обратите внимание на то, что все трудовые функции, которые выполняет специалист по закупкам, обязательно должны отражаться в должностной инструкции и других внутренних документах организации!
Особенности работы контрактного управляющего в небольшой организации.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
С одной стороны, работы для контрактного управляющего немного, только придется повозиться с планами и расчетами объемов закупок, внести в единую электронную систему (Общероссийский сайт – до ввода Единой электронной системы) несколько извещений и контрактов по ним.
Также нужно составлять отчеты об исполнении контрактов. Возможно, что придется самостоятельно решать вопросы с электронными ключами (Электронными цифровыми подписями – ЭЦП). И этим занимается тендерный специалист.
У небольшого объема закупок есть своя обратная сторона — руководству не имеет смысла выделять под эту работу отдельную штатную единицу, поэтому начинают страдать те сотрудники, которые есть под рукой.
В чём принцип профессионализма заказчика в закупках
ФЗ-44 предусматривает необходимость осуществления деятельности заказчика, а также специализированной организации и контрольных органов в сфере закупок исключительно на профессиональной основе. Это предполагает обязанность данных организаций привлекать к работе исключительно квалифицированных специалистов, которые должны иметь базу нормативных (теоретических) знаний по госзакупкам, а также иметь практический навык работы в этой области.
Для этого заказчики и специализированные организации обязаны надлежащим образом и на высоком уровне поддерживать, а также регулярно повышать уровень квалификации и профессионального образования своих сотрудников, которые заняты в сфере закупок. Данное требование реализуется в том числе путем повышения квалификации в сфере закупок согласно законодательству России.
В дальнейшем данный принцип нашёл отражение в нормах ФЗ-44, предполагающих обязательное обучение не менее половины общего числа членов комиссии по осуществлению закупок.
Кто должен проходить обучение по ФЗ-44 и ФЗ-223
- контрактный управляющий: согласно требованиям ФЗ-44, а также профессиональных стандартов в сфере закупок руководитель организации заказчика не может назначить на должность контрактного управляющего сотрудника, который не прошел обучение по госзакупкам;
- члены контрактной службы: к ним применяются такие же правила, что и к контрактным управляющим;
- члены комиссии по осуществлению закупок: согласно ФЗ-44 обученными должны быть не менее половины общего состава комиссии заказчика (ст. 9 ФЗ-44);
- специалисты и старшие специалисты по закупкам, консультанты по закупкам: в случае, если сотрудник организации заказчика оформляется на должность с таким наименованием (согласно профессиональным стандартам «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок»);
- руководитель организации заказчика: являясь должностным лицом, он несёт персональную ответственность за действия, совершенные им от имени юридического лица в сфере закупок. Для того, чтобы хорошо ориентироваться в нормах ФЗ-44 и нормативных актах, принятых в его развитие, руководителю рекомендуется проходить повышение квалификации в сфере закупок в объеме не менее 40 академических часов (согласно Письму Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки России № АК-553/06 от 12 марта 2015 г);
- уполномоченные органы и уполномоченные учреждения: на них распространяются те же требования, что и на сотрудников организации заказчика;
- органы по регулированию контрактной системы в сфере закупок, органы, уполномоченные на осуществление контроля в сфере закупок, органы аудита в сфере закупок;
- органы по регулированию контрактной системы;
- сотрудники специализированных организаций: по аналогии с организациями заказчиков.
ФЗ-223 не содержит обязанности по обучению сотрудников заказчика, в том числе членов комиссии, на курсах повышения квалификации. В данном случае решение этого вопроса дано на откуп руководителю организации заказчика. Подобное требование (при его наличии) может быть отражено в Положении о закупке или Положении о комиссии, отдельно регулирующем деятельность комиссии по осуществлению закупок заказчика. При этом такое обучение представляется целесообразным по ряду причин:
- за свои действия (бездействия) сотрудники заказчика, занятые в сфере закупок, несут персональную административную ответственность, предусмотренную КоАП РФ;
- от знания требований ФЗ-223 зависит возможность удовлетворения потребности организации в товарах, работах услугах в установленные сроки;
- в случае, если сотрудник заказчика совмещает свои должностные обязанности с функциями по проведению закупок и не имеет специального, например юридического образования, повышение квалификации в сфере закупок помогает ему разобраться в многочисленных нормативных актах и повысить эффективность в организации процесса закупок.
Какими умениями должен владеть специалист по закупкам
На специалиста по закупкам возлагается широкий спектр обязанностей. Для эффективного выполнения поставленных задач требуются следующие умения:
- выполнение анализа заявок;
- осуществление мониторинга рыночных цен на товары, находящиеся в поле деятельности организации;
- формирование пакета документов для проведения закупок в строгом соответствии с законодательными нормами и требованиями;
- формирование заявок и предложений, ведение переговоров;
- размещение документов на площадке;
- участие в аукционах, торгах (в качестве поставщика)
- работа по созданию и ведению базы всех поставщиков (в качестве заказчика);
- функции по отбору поставщиков, основываясь на результатах анализа полученных заявок в качестве заказчика);
- владения навыками работы с учетными программами и стандартным пакетом офисного ПО;
- навыки работы с электронной цифровой подписью (ЭЦП), работа с ЭЦП на площадках;
- сопровождение процесса закупок на всех этапах;
- анализ закупочной деятельности организации;
- работа с банками в части банковской гарантии, оплаты поставок товаров, выполненных услуг и работ в рамках проведенных закупок.
- И другое.