Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимальная численность персонала, как ее определить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот метод легко может быть применен в компаниях с регламентированными бизнес-процессами или с несложной нерегламентированной структурой бизнес-процессов. Каждое подразделение и каждая должность/сотрудник вносят вклад в реализацию бизнес-процессов компании.
Суть метода заключается в том, что:
- зная перечень бизнес процессов,
- зная (оценив) вклад каждого подразделения,
- определив объем работы каждого отдела по вкладу в бизнес-процессы,
- можно определить профессиональные компетенции,необходимые подразделению для выполнения (квалификацию сотрудников),
- и объем работы, приходящийся на сотрудника каждой квалификации.
Таким образом, становится понятной необходимая численность персонала разной квалификации при существующих бизнес-процессах.
Дополнительно этот метод дает потом возможность решить вопросы оптимизации организационной структуры и должностных инструкций под бизнес-процессы и их потребности.
Плюсы данной системы расчета численности Система позволяет рассчитывать необходимое количество персонала определенной квалификации в зависимости от бизнес-процессов. При их изменении или применении к другим бизнес-процессам происходит простой пересчет.
Анализ численности персонала организации производится в несколько этапов, отраженных в таблице ниже.
|
Этап |
Характеристика |
|
Сравнение численности и состава штата с организациями — аналогами в отрасли |
Изучают процентное соотношение качественных и количественных категорий состава. Определяют нормативное отношение к общей численности персонала |
|
Сопоставление темпов роста прибыли и затрат на весь персонал компании |
Темпы роста фонда оплаты труда должны быть ниже темпов увеличения производительности |
|
Пересчет иерархии в компании |
Возможность определить лишние звенья в управлении |
|
Аудит и ревизия кадров |
Аналитика кадрового состава по возрасту, стажу, полу, уровню образования и т.д. |
Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.
Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.
Приведем несколько вариантов расчета.
Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.
Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик. Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.
Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.
Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.
Численность персонала предприятия определяется тем, какой характер деятельности свойственен компании, а также сложностью технологических процессов производства. На его значение оказывают автоматизация, механизация и другие факторы. На основе данного значения формируется плановая и нормативная численность.
Для любой компании управление персоналом играет самую важную роль. Без отличных профессионалов никакая организация не сумеет удачно продолжать свою деятельность. В наше время существует много новых принципов организации производства. Однако реализация всех этих возможностей напрямую зависит от служащих компании, то есть от живых людей. Основное значение имеют их грамотность, познания, квалификация. Для достижения компанией намеченных целей необходимо формирование оптимального значения численности рабочего персонала.
Методы расчета оптимальной численности персонала
Методы расчета оптимальной численности персонала
Новый управляющий обходит служебные помещения.
– Скажите, пожалуйста, – спрашивает он своего заместителя, – сколько людей здесь работает?
– Я думаю, процентов пятьдесят.
Как бы то ни было, расходы на персонал явно коррелируют с его численностью. А следовательно, нужно уметь рассчитывать, какова будет оптимальная численность персонала. Для этого существует ряд методов, и наиболее применяемые мы рассмотрим ниже.
Общий обзор методов расчета. Прежде чем говорить о конкретных методах расчета численности персонала, стоит обозначить основные принципы, на которых будет основан любой расчет численности.
1. Численность рассчитываем с учетом оптимизации деятельности (внедрения нового оборудования, программного обеспечения, технологий деятельности, новых рабочих процедур и т. п.). Расчет численности персонала без учета оптимизации деятельности в конечном итоге приведет в лучшем случае к той же самой численности, что есть на текущий момент. Обязательно надо учитывать резервы роста производительности труда.
2. Методы расчета численности подбираем дифференцированно в зависимости от категории персонала. Все методы расчета имеют свою область применения, которая, как правило, зависит от характера деятельности сотрудников.
3. При выборе того или иного метода учитываем сложность самого метода, доступность и трудоемкость сбора исходных данных для расчета, а также требования к конечному результату. Проще говоря, из пушек не стреляем по воробьям.
Нельзя сказать, что существует некая «волшебная таблетка», единственно правильный способ расчета численности персонала. Исходя из практики, всегда приходится если не «изобретать велосипед», то его усовершенствовать в зависимости от того, какова специфика предприятия и какие исходные данные имеются для расчета. Как правило, для каждого предприятия в конечном итоге появляется своя уникальная методика расчета численности.
Среди наиболее широко применяющихся методов расчета численности можно назвать:
• метод прямого нормирования;
• метод экспертных оценок;
• метод функционального анализа;
• статистический метод с использованием нормообразующих факторов.
Краткая характеристика методов приведена в табл. 5.3.
В условиях рыночной экономики учет нормы численности (НЧ) применим в следующих случаях:
- при необходимости оптимизировать численность (например, если требуется сократить работников);
- при неравномерной загрузке производства (в случае сезонных пиков и спадов);
- при совершенствовании технологических процессов (когда благодаря новому оборудованию производительность одного рабочего значительно повышается);
- при планируемом росте объемов производства;
- при открытии нового подразделения.
Несмотря на изменившиеся обстоятельства, базовое понятие сохраняется: численность работников определяется по нормам.
Попробуем разобраться, как это работает, на двух типичных примерах:
- рост объема (вариант 1);
- новое подразделение (вариант 2).
Нужно ли оптимизировать численность
Итак, менеджмент компании получил проранжированный список статей затрат в котором затраты на персонал занимают топовое место. Напрашивается очевидный вопрос: на сколько завышена численность, сколько процентов работников можно сократить? Чтобы ответить на данный вопрос, компании проводят внутренний бенчмарк численности (факторный анализ без построения математической модели численности), который указывает на завышенные нормы управляемости и/или сильную разницу в численности при практически одинаковых технологиях[4]. Например,
- почти у всех заместителей по 2 секретаря, а у некоторых 3;
- в филиале «А» 5 кассиров, а филиале «Б» — 7.. при этом оба филиала обслуживают одинаковое количество клиентов;
- в регионе А команда закупок состоит из 2 человек и производят закупки на 50 млн руб, а в регионе Б 4 специалиста + начальник отдела и закупают то всего на 10 млн руб.
Конечно, после получения предварительных математических выкладок руководитель, курирующий направление по которому получен бенч, должен прояснить «производственную необходимость» численности работников, и вот примеры таких объяснений:
- топ-менеджеры с 3 секретарями «важнее и статуснее», чем другие;
- в филиале А кассиры обсуживают только физ. лиц, а в филиале Б – как физ. лиц так и юр. лиц;
- в регионе А закупки происходят некачественно, в документах много ошибок, по сравнению с регионом Б.
Расчет потребности в работниках
Он помогает получить информацию, действительно ли так необходимо расширять штат, определить численность промышленно-производственного персонала по профессиям и квалификациям.
Потребность бывает текущей или перспективной. Текущая численность определяется суммой необходимых базовых кадров, исходя из объемов производства, и дополнительной потребностью в кадрах.
Базовая потребность находится отношением объема производства к выработке одного рабочего. В этом случае лучше разделить рабочих по принципам оплаты и категориям.
Число дополнительных кадров рассчитывается разницей между общей потребностью в персонале и его наличием на начало периода.
Перспективная численность промышленно-производственного персонала предприятия находится произведением среднесписочной численности и коэффициента насыщенности специалистами.
Последняя переменная находится путем отношения числа специалистов к объему производства.
Нормативы численности промышленно-производственного персонала также целесообразно рассчитывать исходя из производственных площадей, единиц рабочих мест и норм обслуживания оборудования.
Методы оптимизации численности персонала: четыре подхода
Проект по оптимизации численности всегда представляет собой сложную задачу для HR-специалиста. И сложностей здесь две группы. Первая носит эмоционально-этический характер и связана с тем, что никогда еще оптимизация — читай “сокращение” — численности не была популярным решением ни в среде HR-службы, ни тем более в среде самих сотрудников.
Любые проекты по оптимизации численности встречают серьезное сопротивление, так как результаты данной акции имеют более выраженный бизнес-характер, нежели связанные с гуманистической направленностью работы компании.
Второй сложностью, которая на фоне первой серьезно усугубляет ситуацию, является тот факт, что по вопросам оптимизации численности почти нет пособий, упрощающих эту неприятную для HR-специалиста процедуру. А если говорить о разных вариантах методов расчета оптимальной численности, то здесь нет готовых решений, учитывающих специфику работы компании, ее численность, характер управления, глубину проработанности бизнес-процессов и другие аспекты, так серьезно отличающие один бизнес от другого.
Данная статья призвана восполнить недостаток практических методов расчета оптимальной численности сотрудников, предлагая 4 метода, практика использования которых оказалась успешной в разных бизнес-ситуациях.
необходимых для их достижения, определяется и пропорциональный состав персонала каждого подразделения и ФОТ подразделения (используется принцип инвестирования в персонал в соответствии с весом стратегических целей, что позволяет компании достигать именно тех показателей, на которые она нацелена).
Данный метод является достаточно простым и при этом эффективным, так как расчет численности ведется, исходя из принципа инвестирования в стратегеобразующие цели компании.
Плюсы данной системы расчета численности
Минусы данной системы расчета
Необходимые ресурсы для выполнения проекта
1. Проведение организационно-стратегической сессии с топ-менеджерами.
2. При необходимости — проведение тренингов (семинаров) для руководителей по системному управлению.
3. При необходимости — дополнительное анкетирование линейных руководителей.
Понятие численности персонала
Именно персонал помогает бизнесу работать и зарабатывать. От его количества (или численности) зависит объём производства и прибыли. С увеличением объёма численности (или количества занятых людей на предприятии) эти показатели должны увеличиваться.
Численность персонала зависит от масштабов деятельности организации, сложности и степени автоматизации производственных процессов. На основании этих факторов рассчитывается плановый показатель численности персонала, хотя на деле его практически никогда не удаётся добиться. Поэтому чаще всего в компаниях ориентируются на другие способы расчёта, например, по нормативам трудовых затрат и пр.
Для чего нужен такой показатель
Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются. Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.
Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.
Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.
Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.
Штатная численность: как рассчитать и применять правильно
Что такое штатная численность работников, определение понятия? «Штатная численность работников предприятия» — это число трудящихся, входящих в его штат, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы в конкретной организации.
Давайте разберемся, кто входит в штатную численность работников. К ним относятся сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.
Штатная и фактическая численность работников — это виды, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность работников МВД г. Москвы — 200 человек, а фактическая на 01.08.2018 составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.
Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников, — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.
Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, при этом не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики и наш образец штатной численности работников.